Hyvinkään Iltarastien järjestelyohje

Päivitys 18.03.2013

• Karttojen piirtäminen ja tulostus
• Hinnoittelu 2013
• Iltarastivaunu
• Uusi tilinumero
• Tulosten toimittaminen webbiin

Johdanto

Nämä ohjeet on tehty Hyvinkään iltarastien järjestelyjen yhdenmukaistamiseksi sekä toimihenkilöiden työn helpottamiseksi. Meidän tulee palvella uusia osallistujia siten, että he tuntevat itsensä tervetulleiksi. Kiinnitä siis huomiosi ja palvelusi uusiin osallistujiin eikä niinkään vanhoihin tuttuihin seurakavereihin. EMITin käytöstä ja e-resultsista erilliset ohjeet (.doc). Huom! Muista printterin lataus yön yli. Myös firmarasteista on erilliset ohjeet.

Radan teossa kiinnitettävä huomiota lyhyihin ja helppoihin ratoihin, että ne todella ovat tarpeeksi helppoja myös ensikertalaisille. Yritetään antaa yksilöllistä ohjausta (ratavalinnat, ratojen pituudet, varustus ym.) ja varataan siihen riittävästi porukkaa.

Toimihenkilöt

Hyvien järjestelyjen varmistamiseksi tarvitaan vähintään 4-5 toimihenkilöä.

Järjestäjä vastaa toimintojen pelaamisesta:

• Pysäköinti
• Karttojen myynti
• Opastus
• Lähtö
• Maali
• Tulospalvelun hoito

Tehtävät

Viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa

Järjestäjä:

• Suunnittelee radat (ratamestari)
• Nimeää toimihenkilöt
• Firmasuunnistuksesta erilliset ohjeet
• Tutustuu Suunnistava Uusimaan Kuntosuunnistuksen pelastussuunnitelman ohjeisiin ja pelastussuunnitelmalomakkeeseen. http://www.suunnistavauusimaa.fi/

Viikko ennen tapahtumaa

Ratamestari:

• Toimittaa radat viimeistään edellisenä viikonloppuna piirrettäväksi radanpiirtäjälle, joka lähettää radat pdf-tiedostoina Multiprintiin. Radanpiirtäjät on nimetty järjestäjälistaan hyvinkaanrasti.fi:n iltarastisivuille. Mikko Norrbacka (mikko.norrbacka@phnet.fi, p. 040-7718696), Jussi Borgenström (jussi.borgenstrom@trafix.fi, p. 040-5556977), Jussi Sumanen (jussi.sumanen@pp.inet.fi, p. 050-5658455)

Edellisinä päivinä

Järjestäjä:

• Hakee tulostekartat Multiprintistä (tai rtm hakee), Hämeenkatu 28 05800 Hyvinkää, p. 040-7591955, auki klo 8-16, toimitusaika 1-2 pv.
• Toimittaa tiedotteen Aamupostin Seurat-palstalle. Fax 019-460 6650 tai e-mail yhdistykset.aamuposti@lehtiyhtyma.fi (huom! liitetiedostoja vältettävä, aihe: Urheiluseurat/Hyvinkää). Toimitetaan lehden ilmestymispäivää edeltävänä päivänä ennen klo 12.00.
• Halutessaan voi toimittaa tiedotteen myös Helsingin Sanomien Tänään-Huomenna palstalle. Lähetä viestit keskiviikon ja torstain lehteen erillisissä sähköposteissa. Osoite: hs.urheilu@sanoma.fi
  • Esim. keskiviikon lehteen Huomenna-palsta: Suunnistus: Hyvinkään iltarastit klo 17-19. Opastus Hikiäntien (290) ja Rutikantien risteyksestä.
  • Torstain lehteen Tänään-palsta: Suunnistus: Hyvinkään iltarastit klo 17-19. Opastus Hikiäntien (290) ja Rutikantien risteyksestä.
• Sopii Aarno Saviahon (p. 0400-760290) kanssa iltarastivaunun kuljetuksesta tapahtumapaikalle.

1-2 tuntia ennen tapahtumaa

Järjestäjä:

• Järjestää opasteet, pysäköinnin, myynnin, lähdön ja maalin yhdessä muiden toimitsijoiden kanssa
• Karttamyyntiin on syytä panna rastilippu roikkumaan 'onkivapaan', jotta piste on helposti löydettävissä muiden autojen joukosta
• Ohjaajaliivejä kannattaa myös käyttää

Tapahtuman aikana

Järjestäjä:

• Varmistaa, että kaikki toiminnot toimivat

Kartanmyynti:

• Aikuiset 6e
• Alle 19v. 3e
• Perhelippu 12e
• Hyvinkään Rastin jäsenet ilmaiseksi. Jäsenlista löytyy tarvikkeista.
• Firmasuunnistuksessa:
  • Koneen kerholaiset 3e. Huom! Konelaiset pääsevät myös C-radalle 3e:lla, mutta laitetaan samaan tulosluetteloon kuin muutkin C-ratalaiset. Osallistujanimet kuitenkin kerättävä.
• Hyvinkään kaupungin työntekijät: 2 kertaa kaudessa 0e. Nimi listaan, koska osanottomaksut laskutetaan kauden päätyttyä kaupungilta.
• Koululaisryhmät 2,5e / oppilas
• Emit-kortin vuokra 2e. Vuokraajan nimi ja Emit-kortin numero kirjataan listaan.
• Kompasseja lainataan ilmaiseksi. Lainaajan nimi kirjataan listaan.
• Rastisetelit
  • Smartumin Liikuntaseteli
  • Vireke seteli
  • Tyky
  • Huom! Rastisetelien täyttäminen on tarkistettava. Katso, että nimet tulevat seteleihin oikein (väärinkäyttöä on esiintynyt ja laskutuksen kanssa on ollut ongelmia)
• Sarjaliput (5 kertaa) aikuiset 25e, alle 19v 10e. Nimet kirjataan ko. listaan.
• HyRa:n omilla VIP-lipukkeella ilmainen osallistuminen. HUS-lipukkeeseen osallistujan nimi ja laskutus kauden jälkeen.
• Virvokkeet limu 1e/pullo, paikanpäällä juotuna
• Pidä huoli, että alle 18-vuotiaat seuran jäsenet merkitsevät osallistumisensa läsnäolokorttiin.

Lähtö:

• Varmista, että kaikki osallistujat kirjataan tuloslaskentaohjelmaan ennen lähtöä.
• Opastetaan tarvittaessa Emitin lähtöleimausta, reitinvalinnoissa, ym.

Maali:

• Varmistetaan että kaikki leimaavat Emitin maalissa
• Luetaan Emit-kortti MTR:llä ja kortinlukijalla tietokoneelle. Emit-liuska osallistujalle.
• E-results-tulospalveluohjelmasta erilliset ohjeet (.doc)
• Ota vastaan tai pyydä palauttamaan lainassa olleet Emit-kortit ja kompassit kartanmyyntipisteelle

Tapahtuman jälkeen

Järjestäjä:

• Varmistaa ettei metsään jää osanottajia
• Huolehtii kilpailupaikan ja opasteiden purkamisesta
• Huolehtii rastien poistamisesta
• Siivoaa suunnistajien jättämät roskat
• Palauttaa varusteet kuivina. Poista oman kisan ylimääräiset paperit ym. asiat tarvikekassista.
• Toimittaa tulosluettelon Aamupostiin perjantaina kello 12.00 mennessä
• Tilittää rahat seuran tilille IBAN FI16 5062 0320 1942 89.. Muista mainita iltarastitapahtuman päivämäärä tilityksen yhteydessä. Rastisetelit jätetään kassaan.
• Ilmoittaa Saarelaiselle sukkien voittajan nimen (puh. 453 025)

Tulosluettelo

Tulokset lähetetään saman illan aikana HyRan internet-sivuille iltarastiläppärissä olevien ohjeiden mukaan.

Tulokset tulee toimittaa Aamupostiin (Kauppalankatu 7-11 tai fax 019-4606 650 tai e-mail urheilu.aamuposti@lehtiyhtyma.fi) tämän mallin mukaisesti koneella kirjoitettuna perjantaihin kello 12.00 mennessä. E-resultsista valitaan lehdistömuoto.

Lisäksi tulokset lähetetään HyRa:n web-sivua varten sähköpostilla webmaster@hyvinkaanrasti.fi. Firmarastien tulokset ko. yhdyshenkilöille (Kone: Erkki Kallela, erkki.kallela@konecranes.com).

Tulokset pistetään talteen myös varastossa olevaan niille varattuun muovitaskuun. Seura tarvitsee osanottomääriä ja oman seuran jäsenien nimiä kaupungilta anottavia avustuksia varten. Rastisetelit pistetään niille varattuun muovitaskuun

Mallitulokset

HYVINKÄÄN ILTARASTIEN 10.05.2003 TULOKSET

Iltarastien kolmanteen tapahtumaan Lentokentän maastossa osallistui 107 osanottajaa. Arvonnassa palkintona olleet urheilusukat voitti Tero Niemi. Sukat voi noutaa Pyörätalo Saarelaiselta.

Tulokset

A-rata 6,6 km
1) Otto Tuominen 34.52, 2) Antti Virtanen 35.50,
3) H Salovaara 37.05, 4) ...

B-rata 5,1 km
1) Heikki Siivonen 33.47, 2) Kai Lisitsin 34.16,
3) Matti Lind 35.10, 4) ...

C-rata 2,8 km
1) Arto Aho 18.21, 2) Antero Niemi 19.11,
3) Tenho Hämäläinen 28.57, 4) Marja Kemppainen 29.26,
5) Petra Karimies 29.55, 6)....

Rastireitti 2,3 km
1) Ville Karimies 14.40, 2) Henri Rautajärvi 16.10,
3) Mari-Anna Tikkanen 17.05, 4) ...

Jos samalla on Koneen osakilpailu, niin tulokset pistetään radoittain samaan ilmoitukseen ja osanottomäärään merkitään kaikkien yhteismäärä.

Tarvikkeet

Tarvikkeita säilytetään varastossa osoitteessa Niinistönkatu 14. Merkitse tarvikelistaan mitä viet ja milloin. Seuraava järjestäjä saa tarvikkeet, kun palautat ne tapahtuman jälkeen oikeaan paikkaan. Palauta tarvikkeet mahdollisimman pian ja sovi Emit-korttien palautuksesta suunnistuskoulun ratamestarin kanssa. Tarvikkeet täytyy kuivata ennen palautusta.

Opastus

• Hyvinkään Iltarastien ajo-opasteet
• Rastilippuja opasteeksi
• Kartanmyynnin 'onkivapa' ja rastilippu, jotta tulijat löytävät kartanmyyntipisteen tapahtumapaikalla
• Käyttäkää ohjaajaliivejä

Kilpailukeskus

• Kilpailuohjeet
• Mallikartat
• Kyniä
• Ensiaputarvikkeet (laastari, kyypakkaus (auttaa myös ampiaisten pistoksiin))
• Pelastussuunnitelmalomake - keskeiset kohdat: tapahtuma-alueen sijaintitiedot, maaston ja rastit sisältävä kartta, ea-laukku tmv., toiminta eri tilanteissa tarpeen mukaan

Myynti

• Kartat
• Emit-korttien vuokraus
• Rastimääritteet
• Vaihtorahaa
• Mahdollisesti virvokkeita
• Varakarttoja

Lähtö

• Lähtövaate
• Emitin lähtöleimasin
• Lähtökello (Rastin kisakello)
• Kyniä

Maali

• Maalivaate
• Maaliviivalla tavallinen Emit-rastileimasin
• Maalikello, oma rannekello
• Seuran kannettava tietokone
• Kyniä
• Nitoja, narua, niittejä

Lisätiedot: Kenneth Reinikka puh. 050-3570 954 tai Janne Salomäki puh. 041-434 4917.
e-mail: kenneth.reinikka@fimnet.fi tai janne.salomaki@gmail.com.